A necessidade de aperfeiçoar os níveis de processos tem levado muitas empresas prestadoras de serviços a uma constante melhoria contínua, buscando novas alternativas que permitam a mensuração de suas atividades. E consequentemente, a detecção de problemas que afetam o fluxo dos processos, trazendo em muitos casos, transtornos para o público interno e externo da organização.
Outro fator importante para a maioria das organizações é a utilização sistemas de informação para automatizar seus processos de trabalho, para armazenar e recuperar dados e para compartilhar informações. Na chamada era da informação, gerenciar adequadamente as informações é fator essencial para o sucesso da organização. Neste sentido, o mapeamento de processos vem ao encontro da identificação dos principais passos e decisões em um fluxo de trabalho de rotina de forma visual.
O mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial e de comunicação essencial para líderes e organizações que querem promover melhorias ou implantar uma estrutura voltada para novos processos. Pode-se dizer que o mapeamento de processos desempenha o papel essencial de desafiar os processos existentes, criando oportunidades de melhoria de desempenho organizacional ao identificar interfaces críticas e, sobretudo, criar bases para implantação de novas e modernas tecnologias de informação e de integração empresarial.
Esta análise estruturada de processos permite, ainda, reduzir custos no desenvolvimento de produtos e serviços, falhas de integração entre sistemas e promover melhoria de desempenho organizacional, além de ser uma excelente ferramenta para o melhor entendimento dos processos atuais e eliminação ou simplificação dos que necessitam de mudanças.
O mapeamento dos processos também ganha importância por sua função de registro e documentação histórica da organização. Uma vez que o aprendizado é construído com base em conhecimentos e experiências passadas dos indivíduos, a organização não pode se arriscar, em função de seus funcionários migrarem de um emprego para outro ou se aposentarem, a perder lições e experiências conseguidas ao longo de muitos anos.
Além disso, mapear um processo é fundamental para verificar como funcionam, todos os componentes de um sistema, facilitar a análise de sua eficácia e a localização de deficiências. Assim sendo, o mapa de processos deve ser apresentado sob a forma de uma linguagem gráfica, que permita expor os detalhes do processo de modo gradual e controlado; encorajar concisão e precisão na descrição do processo; focar a atenção nas interfaces do mapa do processo; e fornecer uma análise de processos consistente com o vocabulário do projeto.
Existem diversos tipos de mapas com diferentes características e finalidades específicas, como: o relationship map, o cross-functional process map e o flowchart. Desta forma, é evidente que o mapeamento de processos, quando bem realizado, oferece inúmeras vantagens para as empresas e é um método que deve ser utilizado sempre que possível. O ponto importante no mapeamento dos processos é a identificação dos processos críticos, ou seja, aqueles processos que mais agregam valor aos produtos e serviços da organização.
Assim, identificando oportunidades de aperfeiçoamento e, ao mesmo tempo, criando valor e fortalecendo a estratégia. Neste contexto, o futuro das organizações depende cada vez mais da capacidade de satisfazer às necessidades explícitas e implícitas do mercado. E um dos principais desafios a ser superado passa a ser identificar o que o cliente quer em face de tantas mudanças e priorizar os processos que devam ser gerenciados, considerando este cenário evolutivo.
É preciso planejar o futuro da organização e ater-se a processos que criam valor para o cliente, bem como ter um sistema de medição capaz de demonstrar como a organização está se comportando perante as turbulências do mercado, observando os ativos tangíveis e intangíveis a fim de projetar o futuro.
